Pourquoi choisir Trello en complément de Google Drive pour mieux collaborer ?

Trello est un outil internet pour suivre collectivement l'avancement d'un projet. Il s'inspire de la méthode Kanban. De nombreux autres outils similaires existent comme Wekan, un exemple parmi d'autres. Nous vous présentons rapidement ces alternatives tout en vous expliquant pourquoi notre choix s'est arrêté sur Trello.

Pourquoi choisir Trello en complément de Google Drive pour mieux collaborer ?

Trello est un kanban numérique

Exemple de kanban numérique avec Trello

Trello est avant tout un outil numérique mettant en oeuvre la méthode Kanban pour structurer la gestion de projets et suivre facilement son avancement. Le suivi du projet prend la forme d' un tableau composé de listes dans lesquelles des tâches sont créées. Au fur et à mesure que la tâche avance, elle est déplacée de liste en liste. Gratuit et accessible depuis n'importe quel terminal, Trello offre des fonctions de collaboration idéales pour partager le suivi d'un projet et le mener à plusieurs. Vous pouvez consulter notre article dédié aux premiers pas sur Trello pour en savoir plus

 Les différents outils de Kanban en ligne

Exemple de kanban numérique avec Trello

En tapant sur un moteur de recherche les mots clés outil de Kanban en ligne vous allez trouver une quantité importante de solutions. Sur le site Alternative.to vous pouvez consulter une liste assez complète mais tous ne se valent pas. L’outil le plus populaire est Trello . Une version Open Source aussi riche de fonctionnalités voire plus étoffée est Wekan . Toujours dans cette catégorie d’outils Open Source, on trouve aussi Kanboard et TaskBoard pour ne citer que ceux qui valent tout de même le coup.

A côté de ces outils, des solutions plus complètes intègrent des Kanban au sein d’autres fonctionnalités de gestion de projets ou de travail d’équipe. En langue française, nous pouvons citer :

  • Zenkit : gratuit pour des équipes au nombre de participants limités il permet de s'organiser progressivement que ce soit pour de la gestion de tâches, gestion de projet, services d'assistance, planification personnelle, ...
  • Taiga.io : pour des équipes de développement logiciel. Intègre wiki, gestion de demandes. Open Source.
  • NextCloud avec l'application Deck : NextCloud est un outil Open Source à héberger soi-même pour synchroniser documents, calendrier et contacts entre ses terminaux informatiques (ordinateurs, tablettes, mobiles). Il propose aussi tout une suite d'applications pour faciliter le travail d'équipe en temps réel et former un début de réseau social.

Alors pourquoi choisir Trello ?

Gratuit à vie pour les fonctions qui nous intéressent, il est aussi simple d'utilisation. c'est donc un choix pertinent pour démarrer rapidement et se développer progressivement.

Koweb défend avant tout une certaine vision de la collaboration, celle où :

  • l'outil doit s'adapter le plus rapidement possible à l'évolution de l'organisation;
  • le participant peut s'approprier facilement l'outil afin de coopérer au plus tôt avec les autres;
  • le groupe doit apprendre d'abord à collaborer avant d'utiliser des outils de collaboration plus complexes.

Trello, gratuit avec peu de limites et accessible

Il nous apparaît alors tout naturel de proposer dans un premier temps l'outil Trello comme support technique aux formations. Trello ne fait qu'une chose : s'organiser en méthode Kanban.

  • Il est gratuit et créer un compte est très rapide.
  • Vos tableaux de gestion de projet sont quasiment sans limites de taille.
  • Il est accessible sur tous les terminaux et facile de prise en main : l'effort est moindre pour inclure des nouveaux participants.

Opter pour des alternatives à Trello dans un second temps

Wekan serait une bonne alternative mais aujourd'hui il est difficile de le trouver prêt à l'emploi sans l'installer soi-même. Quand vous aurez acquis des réflexes sur la façon de collaborer autour d'un Kanban pour mener facilement des projets en équipe ou pour soi-même, vous pourrez vous orienter vers des outils plus adaptés à vos besoins qui permettent l'importation de tableaux Trello existants:

  • Wekan si vous trouvez le moyen de l'installer et que vous souhaitez utiliser de plus en plus de logiciels Open Source
  • Zenkit une fois que vous aurez identifié une façon de fonctionner proche d'un de leur modèle organisationnel.

Connecter Trello à Google Drive

Trello + Google Drive

Dans un autre article, nous vous expliquions les raisons de notre choix de Google Doc comme outil de co-écriture de documents. Ces documents sont stockés dans Google Drive, l'espace de stockage cloud de documents, fourni par Google, ce qui vous permet d'y accéder de partout.

Trello, grâce un système d'extensions de tableaux appelé Power-Ups, vous permet de connecter le tableau à votre compte Google Drive afin de joindre et créer facilement des documents depuis une carte. Google Drive dans sa version gratuite vous permet de stocker jusqu'à 15 Go de documents.

Des applications mobiles permettent d'accéder aux documents où que vous soyez. Enfin, la connexion à Trello est grandement facilitée en vous connectant directement avec votre compte Google existant. Si vous utilisez Google Doc pour la co-écriture de documents, il est donc naturel de se tourner vers Trello.

Et si je veux vraiment utiliser des solutions Open Source de cloud et kanban ?

L'alternative Open Source la plus crédible, à installer soi-même, est sans aucune doute NextCloud pour le stockage de documents, Collabora Online ou Etherpad pour la co-écriture, Deck ou Wekan pour la gestion de projets en méthode Kanban. L'inconvénient est que vous allez avoir besoin de plus de temps pour les installer et les diffuser auprès de chaque membre de l'équipe. Cet effort risque de couper l'élan de collaboration et nous vous conseillons d'envisager ces solutions si votre groupe est déjà solide.

Koweb, dans son développement, espère à terme proposer en interne ou avec des partenaires, des installations prêtes à l'emploi de ces outils avec nos supports de formation. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez coopérer avec nous, on aime çà :-) !

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