Comment mutualiser un abonnement Zoom pour dépasser la limite de 40 minutes ?

Comment se partager un compte pro Zoom pour dépasser la limite de 40 minutes de réunion ? Voici une solution avec double avantage : si vous le souhaitez, vous n’aurez pas à partager le mot de passe du compte et vous serez autonome sans avoir à déranger le détenteur du compte à chaque fois :-)

Comment mutualiser un abonnement Zoom pour dépasser la limite de 40 minutes ?

Etape 1 : disposer d’un compte abonné

Tout d’abord vous devez disposer d’ un compte abonné au forfait pro .

  • Soit c’est une personne proche qui possède déjà ce type de compte
  • Soit c’est un compte que vous créez au sein d’un collectif. Vous devez d’abord créer une adresse email commune (sur gmail, laposte.net, …) pour ensuite créer ce compte Zoom à abonner au forfait pro.

Etape 2 : créer une salle de réunion dans le compte abonné

Si vous disposez des codes d’accès à ce compte, vous vous connectez sur https://zoom.us/signin puis vous créez une salle de réunion. Sinon vous demandez à la personne titulaire de créer la salle et vous transmettre les informations d’accès (lien, numéro de salle et mot de passe).

Attention : vous devez autoriser l’arrivée des participants avant l’animateur dans les options de la salle de réunion créée.

Notre conseil : créez une salle de réunion périodique et permanente au nom de chaque personne qui mutualise le compte. EIle sera la seule à l’utiliser et elle n’aura plus besoin de se connecter à nouveau au compte abonné pour créer des salles. Exemple : La salle de Pierre MARTIN.

Etape 3 : utiliser la salle

Pour utiliser la salle, vous avez deux possibilités : l’utiliser sans s’identifier comme animateur ou l’utiliser en s’identifiant comme hôte de la réunion avec le compte abonné.

Utilisation basique sans animateur

Si vous n’avez pas besoin de fonctions d’animation particulière autre que partager un écran et faire des annotations, tout le monde peut être un participant basique sans qu’une personne soit identifié comme animatrice. C’est typique de réunions en petit groupe qui se connait déjà.

Il faut tout de même que le compte abonné active dans ses paramètres des options par défaut car personne ne pourra le faire pendant la réunion puisque personne ne sera considéré comme animateur.

Tous les participants doivent pouvoir partager leur écran

Réglage autorisation de partage d'écran sur Zoom

L’annotation doit être activée par défaut

Activer les anonations dans les paramètres du profil Zoom

Le tableau blanc

Autoriser le tableau blanc en salle de réunion Zoom

Autoriser les participants à se renommer

Autoriser les participants à se renommer en salle de réunion Zoom

Dans cette configuration, l’organisateur de la réunion ne pourra pas :

  • Utiliser la fonction de salles en petit groupe
  • Gérer la parole en activant/désactivant les micros des participants
  • Enregistrer la réunion
  • Baisser la main des participants
  • Utiliser une salle d’attente
  • Sortir une personne de la salle.
  • Mettre en un participant en vedette

A savoir aussi pour la personne qui partage son compte abonné: s’il organise souvent des réunions nécessitant une modification des paramètres de réunion, il devra le faire à chaque fois dans la salle de réunion utilisée le jour J, et non dans les paramètres réunions du compte qui s’appliquent à toutes les salles de réunions.

Utilisation de la salle avec le compte abonné

Lorsque vous rejoignez la salle de réunion sans être connecté avec le compte abonné, vous êtes par défaut un simple participant. Pour activer toutes les fonctions d’animation en vous identifiant comme étant l’hôte de la salle de réunion (c’est à dire le compte abonné), vous pouvez utiliser la fonction prendre le rôle d’animateur.

Bouton pour prendre le rôle d'animateur Zoom

Il vous est alors demandé la clé de l’hôte que le détenteur du compte abonné doit vous transmettre. Il trouvera cette clé en se connectant sur son compte puis en bas de la page Profil :

Afficher la clé d'animateur

Vous saisissez la clé dans la fenêtre qui s’affiche :

Saisir la clé d'hôte

Et vous voici animateur :

Participant affiché comme animateur

Vous pouvez alors activer la salle d’attente et utiliser toutes les fonctions spécifiques à un animateur.

Attention : plusieurs personnes peuvent être en même temps en réunion dans des salles différentes mais l’hôte ne peut être que dans une seule salle. Ainsi la clé ne peut être saisie que dans une seule salle sur le même créneau horaire. Nous vous conseillons donc de mettre en place un agenda partagé permettant de visualiser les créneaux disponibles et réserver son utilisation.

Voici un article intéressant pour créer un tel agenda : Créer et partager un calendrier avec Google Agenda

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