3 étapes pour initier une facilitation numérique de la collaboration à distance

Comment aider chacun à mieux utiliser les outils pour collaborer à distance ? Nous vous expliquons les 3 étapes pour commencer à faciliter ce travail collaboratif au sein de votre équipe.

Un outil collaboratif sans facilitation c'est comme une cour de récré sans animateurs

Avez-vous vécu des réunions “cour de récré” ?

Elles sont interminables, on s’y amuse bien mais personne n’avance sur l’essentiel. Les sujets partent dans tous les sens, la parole est coupée à tout moment ou encore les personnes les plus concernées par le sujet ne sont pas en train d’écouter ? Si vous me dites non, je ne vous crois pas !

Nous avons maintenant de nombreux outils pour conduire une réunion efficace tout en ayant un minimum de convivialité sans que ce soit la cour de récré. L’un de ces outils, c’est le facilitateur de la réunion, celui qui le temps de la réunion endosse ce rôle de coordonner la préparation de la réunion (oh, les gars, qui vient et pour parler de quoi ?), de mobiliser des techniques de prise de parole et de prise de décision en fonction de l’objectif ou de ce qui s’y passe réellement (parfois, l’objectif n’est pas le bon :-) puis d’assurer un feedback pour mieux faire la fois suivante.

Le facilitateur numérique de la collaboration, c’est un peu la même chose ! La personne ayant ce rôle se doit de :

• Préparer l’espace de collaboration à distance : pour qui ? pour collaborer sur quoi ? De quelle façon les personnes souhaitent interagir ? Et quel est l’outil ou le logiciel le plus approprié ?
• Mobiliser les techniques fournies par l’outil pour faciliter la collaboration. C’est l’animation collaborative.
• Assurer le feedback pour débloquer des situations de blocage technique, identifier des besoins de formation, ajuster des règles d'interaction au sein de l’outil, … Ce feedback (et les actions derrières) permettront à tout le monde d’être de plus en plus en confiance (et efficace) dans cet espace de collaboration à distance.

Qui facilite votre cour de récré à distance ?

Maintenant, posez-vous la question : qui facilite les espaces de collaboration à distance dans mon équipe ? Si vous répondez : “je ne sais pas” ou “on n’y a jamais pensé”, alors votre première étape pour mieux collaborer à distance, c’est de trouver un volontaire (sans doute vous puisque vous lisez cette lettre ;-), et le faire savoir. Sinon, dans la majorité des cas, l’utilisation de l’outil s’avèrera contre-productive. Nous l'appellerons le facilitateur numérique

Le facilitateur numérique de la collaboration aide le groupe à comprendre les besoins auxquels l'outil répond ainsi que les objectifs visés en les utilisant. Il l'accompagne pour s'organiser et atteindre ces objectifs

Quelle sont les principales qualités requises pour endosser ce rôle ?

• L’écoute
• L’analyse des processus collaboratifs
• La conviction que l’outil numérique peut soutenir une meilleure collaboration au sein des équipes sans en faire une finalité.

Surtout n'imaginez pas qu'il faut être un expert des outils. Si vous avez besoin d’experts, vous les mobiliserez au moment opportun.

Ensuite, nous vous proposons trois étapes pour commencer.

3 étapes pour installer une facilitation dans la durée

Étape 1 : faire prendre conscience de la nécessité du rôle

Vous pouvez vous appuyer sur cet article et je pense qu’en faisant quelques interviews vous récolterez de la matière démontrant qu’il y a moyen de faire beaucoup mieux.

Étape 2 : identifier clairement le facilitateur au sein de l'organisation

En faisant prendre conscience de la nécessité de ce rôle, il y a fort à parier, en commençant par vous, que des personnes vont se manifester pour jouer ce rôle. Une fois identifié.es, il faut l'annoncer pour que chaque membre de l'organisation puisse s'appuyer dessus.

Étape 3 : organiser une première récolte de retour d'expériences

La première action du facilitateur est d'organiser une récolte de retour d'expériences pour identifier des difficultés mais aussi ce qui fonctionne bien. Cela peut se faire par des réunions ou des sondages. Ce qui est important ensuite est d’en tirer un plan d’actions pour progresser pas à pas.

Régulièrement, cette récolte est de nouveau effectuée. Si elle se fait en continue, il faut tout de même prévoir des temps communs pour la partager.

• Le co-apprentissage comme méthode de feedback

Une version plus complète de la récolte est l’organisation régulière de séances de co-apprentissage. Vous pourriez une fois par mois, réunir les utilisateurs d’un outil pour leur faire partager ce qu’ils parviennent mieux à faire avec l’outil mais aussi évoquer les difficultés, sources de la plupart des apprentissages. Ainsi, vous diffusez de l’expérience positive. Elle contamine ceux et celles ayant des expériences négatives tout en permettant au groupe de les aider.

Maintenant c’est à vous et nous pouvons accompagner les facilitateurs à progresser dans leur rôle !

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